Guía para la aplicación de las empresas del registro de la jornada laboral

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Ricardo Acosta

Ricardo Acosta es abogado del Departamento Laboral de Lupicinio International Law Firm.

Con la entrada en vigor del Real Decreto – ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se impone una obligatoriedad de registro de jornada, no exenta de polémica y dificultad para las empresas, dificultada mayor o menor en función del tipo de relación laboral, sector de actividad o características de la organización.

Esta nueva obligación implica que las empresas deberán implementar un registro para computar el inicio y el final de la jornada de trabajo, diferenciando las horas efectivas de trabajo de la simple permanencia en las instalaciones de la empresa, teniendo en cuenta que la normativa establece una duración máxima de 40 horas semanales, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pueda establecerse en determinadas prestaciones de servicios.

Además del control de la jornada de trabajo, de forma complementaria se puede aprovechar la medida para reorganizar el tiempo de trabajo, tanto en la forma como en el fondo, evitando que los cambios puedan derivar en algún tipo de modificación sustancial de las condiciones de trabajo, al tratar temas como los descansos entre jornadas, semanales, régimen de turnos, trabajo a distancia o cualquier situación que se aparte de la común y ordinaria prestación de servicios habituales. La empresa tiene siempre la potestad disciplinaria para abordar cualquier incumplimiento por parte de los trabajadores, a cuyo efecto siempre es aconsejable informar y acordar mediante cláusulas, complementando siempre con las de protección de datos, pues los datos del registro de jornada podrían utilizarse para estos fines disciplinarios.

La empresa debe de tener a disposición de los trabajadores o sus representantes, para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y Autoridad Laboral o cualquier Administración competente, los registros de jornada existentes en la organización, en las que conste un detallado resumen de la totalidad de las horas ordinarias efectivamente.

El incumplimiento de esta obligación conllevará que la Inspección pueda extender acta por infracción grave que puede alcanzar un máximo de 6.250 euros. Por otra parte, si la Inspección constata que se han realizado horas extras que no han sido declaradas y no han sido pagadas, conllevará una sanción grave o muy grave, que conlleva además el ingreso de las cotizaciones no efectuadas al efecto.

¿Qué medidas debe acordar la empresa previamente a la implementación del sistema de registro?
La empresa deberá proveer lo necesario para que los trabajadores puedan registrar el inicio y el final de la jornada, y debe gestionar favorablemente las situaciones que puedan llegar a impedir o dificultar el registro. Las consecuencias que se derivan por no efectuar el registro de jornada dependerán de si el incumplimiento deviene por el incumplimiento de la empresa, o por incumplimiento del trabajador, sobre el que se cierne la potestad disciplinaria de la empresa, que las normas sustantivas y convencionales le proporcionan.

¿Necesita la empresa negociar o consultar con los representantes de los trabajadores para la implementación del sistema de registro?
Sí, debe consultar con los trabajadores, exista o no representación legal de los mismos. La empresa es responsable del registro de la jornada, exista o no representación legal de los trabajadores. Si la empresa dispone ya de un sistema de registro deberá acordar con los trabajadores su adecuación a la nueva normativa.

¿Quiénes entran dentro de la obligación de registro de la jornada?
Todos los trabajadores que presten servicios por cuenta ajena. Se plantean dudas sobre regímenes laborales especiales, como el de Alta Dirección, por lo que podría ser aconsejable su incursión en el sistema de registro.

¿Cuáles son los límites legales para realizar este fichaje?
El registro diario de la jornada deberá realizarse sobre el trabajo efectivo, siendo indiferente los tiempos de no trabajo intercaladas durante la jornada.

¿Cómo se procede en el caso de supuestos de trabajadores autónomos que tienen flexibilidad horaria?
Los trabajadores autónomos no tienen obligación de registro de jornada, pues son normas laborales que obligan sólo a trabajadores por cuenta ajena, sin perjuicio de que puedan incorporarse a sistemas de fichaje de tiempo de trabajo efectivo a efectos meramente productivos o estadísticos de las empresas. Excepción hecha de la obligación de los autónomos cuando son empresarios con trabajadores a cargo, en cuyo caso actúan como empresa a los efectos del registro de jornada.

¿Y, en el caso de la existencia de teletrabajo, cómo se procede?
El registro se realizaría a través de la actividad monitorizada de los dispositivos electrónicos que se hallen a disposición del trabajador; de forma automática o bien manualmente. Siempre deberá garantizarse el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos. Para fichar sin necesidad de estar en la empresa se puede recurrir a aplicaciones móviles como la creada por la tecnológica Nunsys, que incluye la geolocalización del trabajador en el inicio y final de la jornada, o por la aplicación Quiva Software. Otras “apps” como Beebole permiten registrar en la nube la hora de entrada y de salida, desde un ordenador, tablet o teléfono móvil e, incluso, sin conexión a internet.

Esta exigencia de registro de la jornada laboral, ¿Incentiva la obligación que tienen las empresas de establecer una política interna en materia de desconexión digital fuera de la jornada laboral?
Efectivamente. De hecho, el artículo 88.3 de la Ley 3/2018 de Protección de Datos impone la obligación a todas las empresas, y especialmente a las que ponen a disposición de sus empleados herramientas tecnológicas que permiten que el trabajador continúe trabajando fuera del horario de la jornada laboral, bien sea de manera total o parcial. El derecho a la desconexión no supone dejar desatendido el negocio, y por ello situaciones como guardias, tiempos de presencia o teletrabajo van a complican el registro diario de la jornada laboral. La delimitación de la desconexión digital debe llevarse a cabo por la negociación colectiva.

¿Cómo se realiza el registro en una Empresa de Trabajo Temporal (ETT)?
Deben realizar el registro respecto a sus trabajadores propios. Y la empresa usuaria también deberá garantizar el registro diario de los trabajadores que han sido cedidos por la ETT.

En una empresa principal en la que hay trabajadores de empresas contratistas que prestan los servicios físicamente en sus centros de trabajo, ¿Deberá la empresa principal realizar el registro diario de la jornada laboral de estos trabajadores?
No, ya que son trabajadores ajenos a la empresa principal y esta no ejerce poderes organizativos ni directivos sobre ellos.

La falta de registro diario de la jornada, ¿puede inducir en la determinación en los Tribunales de la realización de horas extras  y responsabilidad en materia de riesgos laborales?
Los Tribunales, como la Autoridad Laboral y Administraciones competentes, podrán requerir el registro de jornada a efectos probatorios de cualquier pretensión o contingencia y en determinados casos formará una prueba documental indubitada de cargo o descargo que determinará la resolución judicial que ponga fin a la controversia. Respecto a los accidentes de trabajo que se puedan vincular con excesos de jornada, la ausencia de registro acreditaría el incumplimiento de la norma, incumpliendo también las relativas a la de prevención de riesgos laborales.

¿Quiénes tienen acceso a los registros?
– La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, respecto a los registros de toda la empresa y los trabajadores.
– Órganos jurisdiccionales.
– Autoridad Laboral y Administración competente en la materia.
– Los representantes legales de los trabajadores,
– Los trabajadores, respecto a los suyos propios.

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